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創業家講座21 – 創業管理學(7)- 創業初期的人事管理

“管人”向來是企業面臨的最大問題,特別在個人意識高漲的年代,如何讓員工認同企業努力工作更是一大挑戰。在企業開辦的最早期,常常缺乏種種管理原制度,不只是你的公司內部一片混亂,而且在工作與家庭、朋友和同事、自我價值意識與公司價值意識等方面趨於模糊。

這種界限不清使管理變得困難,因為你不僅要面對他人個性和情感的挑戰,而且要面對本人內心情感的挑戰。倘若初期員工的來來往往將你的公司變成了測試工具便更加糟糕了,因為你要求員工的工作有效性和對企業的忠誠度,但當你把需要員工幫助的本能動力與你的企業使命混在一起時,你就種下了一顆製造混亂的種子,因為你的精神需求幾乎與員工完全不同。所以你必須意識到你與員工需求的不同,採用相應的管理或溝通技巧,以最有效、最符合員工需求的方式來管理和激勵你的團隊。你必須要制定有效的人事管理機制和政策,讓員工按工作標準有效率的工作,另一方面,要讓員工能漸漸提高對公司的認同。

對於剛創業的企業來說,由於員工數目不多,任何一個員工的表現對於企業的影響也就相對的大,所以在創業初期篩選員工顯得非常的重要。但對於新成立的企業由於企業名聲不大,企業資源或是薪給報酬也不夠多,所以也不容易吸引到優秀的員工。這種兩難的困境對於創業者來說是一個非常頭大的問題,到底要如何面對這個困境,以下茲提供幾點原則給創業者參考。

(一)最少員工原則

對於一個新創的事業由於公司制度很難一下子建立完整,企業營運方針也隨時可能改變,所以也不容易訂出「標準作業程序」更遑論是員工的教育訓練教材。所以非不得已不建議企業在成立的初期就大量招兵買馬,求職者對於新成立的企業大多內心存疑,也多持有騎驢找馬的心態,企業很難一下子得到新進員工的認同。除此之外,很多創業者並不知道員工隱性的人事成本,認為招一個員工非常簡單只要每個月付出薪水就夠了。員工的隱性人事成本包括應徵成本、教育訓練成本、健勞保費用、年終獎金、三節禮金、員工福利…等等,所以企業每多進一名員工的成本大約是員工月薪的兩倍。也就是說你要聘用一名月薪三萬的員工,企業所增加的人事成本約六萬元,記得企業所增加的成本是六萬元不是三萬元。

建議創業者在創業初期不要為了公司門面或是派頭聘請秘書、會計等等屬於幕僚性的員工,因為創業初期這些事務並不繁瑣,創業者可以親自處理或請親朋好友協助處理。創業者若能在創業初期事事恭親,如此對於各種職務的內容比較有概念,對於往後領導員工也比較不會產生盲點。

(二)寧缺勿濫原則

創業者在創業初期凡事都要自己來,千頭萬緒時間也往往不夠用,所以心中常常會有召募員工的衝動。但就如同我剛剛所說的,新成立的企業一般很難招募的優秀的員工。若是企業一開始就招募到較差的員工,那往往管理者要花費更多的時間來管理以及教育員工,也常常必須補救員工所犯下的錯誤,用白話來說就是找不對的人幫忙會越幫越忙。所以我建議企業在創業初期若必須招募員工最好通過親朋好友介紹,如此比較有機會找到比較優秀的員工,但是仍要慎選,並非照單全收。若是透過人才網站或是報紙人事廣告尋才,那除了建議你多看看幾個應徵者才決定人選之外,並要多付出比人才市場行情約百分之十的薪資,比較容易留住人才。

(三)訂定簡易人事管理規章

許多創業者公司的制度都是碰到事情或吃了虧,才知道要定下相關的制度。特別是人事管理部分,一定要在應徵第一個員工之前先訂定公司簡易的人事制度。或許不少人認為要制度公司制度是專家的事情,自己的還是小公司,不用定下制度。你若有這樣的觀念,往後你會發現員工常常因為一個很小的原因與公司發生衝突就離職。簡易的人事管理規章到處都可以找到,你可以依舊別人所立下的範本稍做修訂,以符合公司的實情。

(四)溝通再溝通

不要以為自己以前上班時,看到老闆、上司頤氣頤使,吃了一肚子鳥氣,好不容易輪到自己當了老闆,可也得耍耍威風、展示一下老闆的派頭。若你有這種觀念,要留下好的員工為你打拼就非常的不容易。特別是現在職場上的主力是八零後的玻璃族,不好看也不管用,特別還隨時會將老闆的做事態度和管理方式隨時反射給老闆。所以現在當老闆可辛苦了,隨時要安撫員工、鼓勵員工,甚至關心到員工的私人生活隨時提供幫助,此外還要隨時利用正式或是非正式的時間跟員工多多溝通,彼此才不會因為小事誤解而產生衝突。

(五)避免劣幣逐良幣

不管是因為人情世故或是當初沒時間好好應徵員工,企業常常會進用到不好的員工。若是員工對公司的貢獻都不如進用員工的人事成本,那當然企業經營者要當機立斷開除員工。但是現代勞工意識高漲,要開除員工可記得提供合法的資遣費或是經濟補償,以免為自己的企業帶來不必要的麻煩。